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株式会社武蔵野経営サポート事業部

MUSASHINO COLUMN

武蔵野コラム

2021/12/03 07:11

経営

人を動かすために心しておきたい2つのポイント【指示の出し方/コミュニケーション】

人の言うことは聞かなくても自分の言葉で気づく

いくら指示を出しても言うことを聞かない社員には困ってしまいがちです。

全く動かないわけではなくとも、方針やルールに従って動かない、うまくいかない方法でしか仕事をしないといった人もいます。

周りの声を聞いて修正できる人であればだんだんと成長して自発的に正しい行動を起こせるようになるというのはわかっていても、

聞く耳を持たない人だからどうしようもないと、あきらめてしまうかもしれません。

 

このようなときに重要なのは、言っても無駄だというのを受け止めた上で、自分で気づかせるようにすることです。

具体的には問題の社員に対して質問をして何をすべきかに自分で気づかせるのが効果的です。

他人の言うことは全く聞かなくても、自分が口にした言葉によって自分自身に説得され、大きな変化をする人も大勢います。

人から教わっても覚えられないけれど、自分で試行錯誤をして身につけると自分の力で扱えるようになることがあるでしょう。

 

それと全く同じ原理で、自分でこうすべきだと気付いたというストーリーにすることで正しく動いてくれます。

「この問題を解決するにはどうしたら良いだろうか」と問いかけることから始めても良いでしょう。

「こうなれば問題が解決する可能性がある」と思うという答えが返ってきたら、

「ではそうなるには何をしたら良いだろうか」という形で質問を繰り返していき、

具体的なアクションを自分自身で考えさせるのが良い方法です。

オープンクエスチョンにすることで行動の内容が自分で考えたものになり、他人から指示されたものではなくなります。

うまく意図しているアクションに気づくように誘導するのが大変ですが、上手に話を運ぶことができれば高いモチベーションを持って取り組んでくれるでしょう。

 

具体的な指示を出す

人が思ったように行動してくれないのは社員が言うことを聞かないわけではなく、

指示する方が気遣いが欠けていたり指示の仕方が曖昧だったりするのが問題のこともあります。

「この仕事をやっておいてくれ」と言っただけではその仕事をどのようにしてやるのか、

自分がやるのか自分の部下にやらせるべきなのか、いつまでに終える必要があるのかといったことがわからないでしょう。

その仕事の完成度をどのくらい求めているかもはっきりとしないので、手を付けるのをためらってしまいがちです。

翌日の朝には完成した資料が欲しかったのに後回しになっていて間に合わなかったり、

話をした本人にやってもらうつもりが部下に任せて完成させていたりすることもあります。

 

このような形で思い通りに人を動かすことができずに苦労するケースは多々あります。

指示をする本人はこういう形でやって欲しいというイメージを既に持っているので、

少ない言葉の数でも意図を伝えられたと勘違いしてしまう傾向があります。

しかし、特に話言葉での指示は曖昧になりがちなので、人によって解釈が異なってしまうのが当たり前だと考えましょう。

具体的な指示を出すように心がけ、必要に応じて内容を口承で確認して確かに指示を理解したと納得できるようにするのも大切です。

 

指示をするときには「誰が」「何を」「いつ(までに)」「どのようにして行うのか」という4つの観点を必ず伝えるようにしましょう。

「この会議資料の校正を明日の10時までに仕上げておいて下さい。英語の誤りをきっちり直して欲しいから君にやってもらえると助かる」

という指示の仕方をすれば誤解されることはありません。

同じような会議で使われた資料があれば、サンプルとして一緒に渡すとどのくらいのレベルで校正をすれば良いかもわかり、仕事に取り組みやすくなります。

このように具体的な指示を出すことで人を思い通りに動かすことができるようになります。

詳しい指示を出すのは手間がかかるのは確かですが、

何度も出している指示であれば「この会議資料をいつものように明日の朝10時までに校正しておいて下さい」と言うだけでも通じるでしょう。

だんだんと省略できるようになると指示も手早く出せるようになります。

今まで一度も出したことがない指示をするときや、類似の指示を出したことがあるときには、できるだけ具体的で詳しい内容を説明するのが肝心です。

 

原因を考えて人を動かせるようになろう

思い通りに人を動かすのが難しいと思っている人は原因を考えて対策を立てましょう。

言うことを聞かない社員には質問を通してやるべきことに自分で気づくように誘導するのが効果的です。

指示通りに仕事をしてくれないときにはもっと具体性のある指示を出しましょう。

このような工夫を通してリソースの有効活用を図っていくのが大切です。

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