結果に結びつくミーティングの方法とは？言葉の意味や目的も解説

複数人が集まり話し合いをする「ミーティング」。
最近ではテレワークの普及に伴い、直接顔を合わせなくともオンラインでミーティングを開催する機会も増えています。

本記事では、ミーティングの意味や目的・効率を高める方法をご紹介します。

ミーティングとは

そもそも「ミーティング」とは、連絡・打合せなどの会合を意味します。
複数の人が集まり、特定の議題に関して話し合いを行ったり、情報共有を行ったりします。

意思決定が目的ではなく、集まって話し合うことが「ミーティング」です。

会議との違い

ミーティングと会議は、同じような意味で使われることも多いですが、厳密には意味が異なります。違いについて解説します。

ミーティングは、情報共有のために行う場で、各メンバーが意見を出し合います。打合せ・コミュニケーションの場としての意味が大きいです。

それに対し会議は、意思決定のために行います。議題や目的が明確に決まっていることが多く、何かを決定することが最終目標に掲げられています。

ミーティングを行う4つの目的

ミーティングを行う目的として、主な4つをご紹介します。

情報共有

業務の進捗や方向性などの情報をメンバーに共有するのに、ミーティングが役立ちます。
一人ひとりに伝達する手間を省き、確実に全員に伝えることができます。メンバー間の情報格差を生まないためにも、ミーティングを行いましょう。

アイデア出し

一人で考えてアイデアが煮詰まったときには、複数人で話し合うことで良い案が出ることもあるでしょう。
会話からヒントを得たり、言葉にすることで思わぬ新たなアイデアや解決策を思いつくこともあります。ミーティングでアイデアを引き出してみましょう。

意思決定

意思決定のために行うのは「会議」とご紹介しましたが、ミーティングである程度の方向性や最終的な決定までを行う場合もあります。
目的がなくミーティングをするのではなく、「○○について話したい」という議題やゴールをメンバーが認識しておくことが重要です。

課題の深堀り

抱えている問題や課題を深く話し合う場としてもミーティングは活用できます。
きちんと時間を取って話し合いの場を設けなければ、なかなか深掘りする機会もありません。ある程度の時間を取って話し合える場を設け、互いの意見や認識のすり合わせを行いましょう。

ミーティングの終了時間をしっかり決めることも、効率良く進めるためには重要です。

ミーティングの問題点

人手不足によりそれぞれが日々の業務で手一杯な状態で、なかなか意味のあるミーティングの機会を設けることができないという会社も多いのではないでしょうか。

せっかくミーティングの機会を設けたとしても、中身のないミーティングになってしまった経験がある方もいると思います。

ミーティングのよくある問題点として、下記をご紹介します。

本音が出ない

せっかく話し合いの場を設けたのに、本音が出ないということがあります。

大人数でのミーティングを行うと、どうしても声の大きな人の意見が通ってしまい、なかなかそれぞれの本音が出ません。結論を出す際もうやむやになってしまい、結果的に声の大きな人の意見が通ってしまうといった経験をしたことがある人も多いのではないでしょうか。しかしそれでは皆が満足のいくミーティングの結果になりません。

ミーティング中に一言も喋らないメンバーがいる時は、ファシリテーターを決め、メンバーが意見を言いやすい環境を作りましょう。

人数が多い

参加人数が多過ぎることにより、話がそれてしまい議論すべきはずの内容を最後まで突き詰めることなくミーティングが終わってしまうということも多くあります。

効率化のために、テーマに沿ったメンバーのみを集めましょう。ある程度参加人数を絞ることで効率よく話し合いができます。

時間が長い

終了時間を決めずにミーティングを行うと、だらだらと無駄な時間が多くなる場合があります。
時間が来たら即終了することで、メリハリのある話し合いができます。どうしてもミーティング時間が長引きそうな場合には、間に休憩を挟みながら、何時までに終えるかを明確に決めるようにしましょう。

何も決まらない

目的やゴールを決めずに話し合いがスタートすると、せっかく集まったにもかかわらず、何も決まらずに無駄な時間となってしまいます。
最終的な意思決定まではしなくても、どこまで決めるのか、何について話し合うのか、そのミーティングの目的をある程度定めてからミーティングをスタートさせましょう。

効率よくミーティングを進めるために

先程の問題点を解決し、効率よくミーティングを行うためのポイントをご紹介します。

ミーティングの目的を明らかにする

事前にミーティングの意義や目的を明確にしてから始めることが重要です。
「このミーティングは何のために行うのか」を参加メンバー全員に周知しておくことで、参加者も事前に備えることができ、意義のある話し合いができます。

意見を出しやすい環境を作る

ミーティングは、参加者がさまざまな意見を出して話し合い、問題解決やアイデアを創出することが目的です。

自分と対立するような意見が出る場合もあるかもしれませんが、相手の意見を全否定することはやめ、誰もが自由に意見を述べられるような環境作りを心掛けましょう。

議事録の作成

ミーティングで話し合ったことや決まったことは、文字データとして議事録に残しましょう。
参加者から出た様々な意見を確認したり、振り返りの際にも役立ちます。また、参加していないメンバーへ会議の内容を共有するときにも便利です。

時間厳守

事前に開始時間と終了時間を決め、時間を厳守することが重要です。
あらかじめ時間を決めておくことでメンバーみんなが時間を意識するので、話が脱線したり、無駄な時間を過ごしてしまったということが少なくなります。

事前に議題を共有する

ミーティングの開始前には参加者へ議題を共有しましょう。
事前に共有することで意見をまとめることができ、話し合いがスムーズに行えます。
また、議題に関連する資料などを共有することも重要です。資料を共有する際は、ミーティングの前日までの配布を心掛けましょう。

参加人数を絞る

ミーティングの参加者が多すぎると、何も発言しないメンバーも出てきてしまいます。
必要最低限の参加者を厳選することで、ひとりひとりが責任を持ち、活発な意見交換が期待できます。

結果を出すミーティング方法事例

ミーティングにおいて大切なことは、参加者皆が議題を自分事として考え、どうすればその問題を解決できるかと考え、その考えを結果に結びつけることです。

そのための手順として、第一にそのテーマを事前に参加者に知らせ、そのミーティングの意義を伝えます。その上でそれぞれにテーマについて自分の考えを紙にまとめるように指示をします。

紙に書くことで各々が真剣に問題に自分事として向き合い、やる気が熱を帯びます。

 次にそれぞれが書いてきた紙を貼り出し、全員がそれぞれの考えを見渡せるようにします。貼り出して一覧一望することで参加者全員が声をあげることができるし、考えを共有することができます。

声の大きな人だけでなく、全員が声をあげることを可能にするのです。そして最後にどのような基準で評価するかを伝え、それにそって実際にミーティングで議論をしていくというものです。

各々が問題点を書き込むので、様々な課題があぶりだされ、それらをクリアしていくことにより、仕事を効率化したり、業績を向上させたりするきっかけになります。

また、自分事としてとらえた社員が職場を良くしていくにはどうしたら良いかと考え、行動するようになるのです。

この方法をとることによって、全員が自分事として当事者意識を持って問題点について頭を悩ませ、意見をすることができます。

そして貼り出すことにより、皆の意見をそれぞれが確認でき、議論の全体を見ることができます。

評価の基準を示すことにより、価値観や方向性を共有できるので、議論が逸れる心配もなく、結果に結びつくミーティングを行うことができるのです。

まとめ

参加者全員が声をあげ、自分事として考えるミーティングを行うことによって、職場の士気があがり、それぞれのやる気があがります。職場の雰囲気も良くなり、皆で目標に向かってがんばることのできる職場になります。

株式会社武蔵野では、「経営計画書」と呼ばれる会社のルールブックを作成しています。

経営計画書の中には、目標数字や年間スケジュールの記載があり、皆で同じ目標に向かって方向性を揃えることができます。また、毎月の決まった会議はあらかじめ日時や担当を記載することで、無駄な作業を減らすことができます。

成果に結び付くミーティングを行いたい経営者様は、ぜひ弊社の資料をダウンロードしてみてください。