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MUSASHINO COLUMN

武蔵野コラム

2022/09/05 11:07

パーキンソンの法則とは?意味や事例・対策方法をわかりやすく解説

「納期までたっぷり時間があったのに、結局ギリギリになってしまった」という経験は多くの人に心当たりがあるのではないでしょうか。
このような人間の特性を説明したのが「パーキンソンの法則」です。
パーキンソンの法則を理解すると個人だけでなく、組織の作業効率や生産性の向上にも活用できるようになります。

本記事では、パーキンソンの法則の意味や具体例、対策方法などを分かりやすく解説します。

 

パーキンソンの法則とは

はじめに、パーキンソンの法則の概要について解説していきます。

パーキンソンの法則の意味

パーキンソンの法則は、次の2つに分かれています。

  1. 仕事は、利用可能な時間を全て満たすように拡大していく
  2. 支出の額は、収入の額に達するまで膨張する

例えば、会議で披露する企画書の締め切りまで1ヶ月も時間があったのに着手するのが大幅に遅れてしまったり、事前調査に時間をかけすぎたりなど、結局は期限ギリギリになってしまった経験はないでしょうか。
または、年収がアップしたら貯金しようと考えていたのについつい買い物をしてしまって貯金が増えないということもありがちです。

このように「人は時間やお金に余裕があっても、それらをすべて使い果たすように行動を拡大させてしまう」というのがパーキンソンの法則です。

逆に、人がどうやってパーキンソンの法則に陥ってしまうのか理解すれば、仕事の生産性を高めたり、適切に予算を管理したりできるようになります。

パーキンソンの法則を提唱した人物

パーキンソンの法則を提唱したのは、イギリスの海軍歴史学者であるシリル・ノースコート・パーキンソンです。

パーキンソンは、イギリスの週刊新聞『エコノミスト』に掲載した風刺エッセイの中で、手紙を1通送る仕事を1日かけて行う女性を描きました。
1時間もあれば完了しそうなタスクですが、その女性は手紙を書く用紙を見つけるのに30分、内容を書くのに90分と1日たっぷり時間をかけてタスクを完了させます。
このように「時間を使い果たすようにタスクを拡充させる」という人の特性を物語を通して伝えようとしたのです。

その後、パーキンソンは1957年に、著書『パーキンソンの法則:進歩の追求』を刊行しました。
この本ではイギリスの行政組織を研究して発見したとして、パーキンソンの法則が紹介されています。
その中でも、書籍を代表する事例となっているのが次の2つです。

  1. 公務員の数は、仕事の量や軽重にかかわらず、一定の割合で増加する
  2. 国家は国の予算を決定してから税金の額を決めるため、増税が止むことはない

 

【パーキンソンの第一の法則】仕事量と時間


前述でも触れた通りパーキンソンの法則は、仕事の量は時間を満たすように増えるという「第一の法則」と、支出の額は予算を満たすまで膨張するという「第二法則」の、2つで構成されています。

それぞれの法則について、詳しく解説していきます。

パーキンソンの第一の法則の意味

第一の法則は「仕事の量は、完成期限までに与えられた時間を全て満たすように拡大する」と説明しています。
つまり「1時間で終わる仕事に1日分の時間を与えられると、人はその仕事に1日費やしてしまう」ということです。

この法則は、仕事の量や難しさに関わらず、行政組織で働く公務員の数は一定の割合で増加していく事実から発見されました。
公務員の数が増えれば仕事にかかる時間が減ったり、より高度な仕事にチャレンジしたりできるはずですが、実際には人が増えても仕事にかかる時間は変わらず、生産性は向上しなかったのです。

多くの組織にもあてはまる法則として、現代のビジネスシーンで活かされています。

パーキンソンの第一の法則の事例

パーキンソンはイギリスの行政組織からこの法則を発見しており、必ずしも全ての組織にあてはまるとはいえません。
しかし、一般企業でも同じような経験に心当たりがあるのではないでしょうか。

例えば、残業が常態化している部署で組織改革を行なった例があげられます。
多くの社員が日常的に残業を行っている原因として、業務の負担が大きすぎると分析した経営者は、負担軽減のために増員を行いました。
しかし、増員された社員までも残業を行うようになり、残業は改善しなかったのです。このように、人手に余裕ができても生産性が向上しないケースは多々あります。

他にも、日本企業によくある長時間の会議も第一の法則にあてはまるでしょう。
会議で話し合うべき内容が全て決まったにも関わらず、終了時間いっぱいまで会議が続けられる経験はないでしょうか。
時間に余裕があると関連性のない議題にまで話が飛び、ダラダラと会議が続いてしまう可能性があるのです。

 

【パーキンソンの第二の法則】支出と収入

続いて、支出について説明した「第二の法則」を解説します。

パーキンソンの第二の法則の意味

第二の法則は「支出の額は、収入の額を満たすまで膨張する」というものです。
例えば「年収が増えたにも関わらず、結果的に収入を使い切ってしまって貯金が増えない」といったケースが該当します。

この法則は、行政組織の財政状況から発見されました。
行政の運営に必要な予算が毎年一定だとすると、税収が増えれば資金繰りに余裕ができるはずです。
しかし、実際は増えた資金を使い切るように運営費が膨張し、毎年のように増税が続いたのです。

行政組織の特性として発見された法則ですが、会社組織や一般家庭でも活用できます。

パーキンソンの第二の法則の事例

第二の法則の最も代表的な例は「年収があがったにも関わらず、貯金ができない」といったケースです。
年収が300万円から400万円にアップしたら、100万円を貯金に回せるはずです。
しかし、実際にはお金に余裕ができると立地の良いマンションに引っ越したり、外食が増えたりなど生活費が拡大します。
使える分だけ生活水準をあげてしまい、増えた分の収入を使い果たしてしまうのです。

企業経営でも同じことが言えます。
事業が好調な会社は、さらなる成長のために広告宣伝や営業接待費を増額します。
社員の働きやすさ向上のために、オフィスのリフォームを行う企業もあるでしょう。

しかし、売上は横ばいのまま増えず、経費をかけすぎたために利益が下がってしまったというケースは少なくありません。
せっかく増加した利益を食いつぶさないよう、経営者はパーキンソンの法則を理解して事業計画を立てる必要があるのです。

 

パーキンソンの法則5つの対策方法

パーキンソンの法則に陥らず、組織の生産性を向上させるにはどうすればいいのでしょうか。
代表的な4つの対策は以下のとおりです。

  • 仕事量に合わせて自分で計画を立てる
  • 仕事や作業の締め切りを自分で設定する
  • 時間区切りを行う
  • 仕事や作業の合間に短時間の休憩をはさむ

仕事量に合わせて自分で計画を立てる

「作業時間がたくさんある」という意識が強いと、どうしても着手が遅くなったり、重要性の低い作業に時間をかけてしまいがちです。
そこで、仕事量に合わせてどのように時間を配分するのか事前に計画を立てる習慣をつけることで、無駄な作業を省くことができます。

まずは目標達成に必要なタスクを細分化し、それぞれに必要な時間を洗い出しましょう。
次に、各タスクの着手期限と完了期限、具体的な日数、目標などの項目を一覧化しておきます。
最終的な大きいゴールだけでなく、細かいステップが設定されていることで、集中力を持続して中だるみを防止できるのです。

仕事や作業の締め切りを自分で設定する

先延ばしを防止する施策としては、仕事や作業に必要なリソースを算出したうえで、締め切りを自分自身で設定する方法がおすすめです。

設定された締め切りが先だと「まだまだ余裕がある」と考えてしまい、作業に身が入りません。
そこで、各作業内容を明確にして必要な時間を洗い出し、最終的な締め切りを自分で設定し直すのです。
ひとつの作業にどのくらい時間をかけていいのか、いつまでにやればいいのかが明確になるだけでなく、全体の進捗管理もしやすくなります。

作業時間の算出は以下の手順で進めましょう。

  • 全てのタスクをリストアップする
  • todoリストに優先順位をつけ、一番時間のかかるものから上に並べる
  • メンバーのサポートが必要なものは、先に連携をとっておく
  • 各タスクの内容、担当者、やり方が明確になったら作業時間を推定する

時間区切りを行う

「時間区切り」とは、量によって作業を区切るのではなく、時間によって区切ることで作業効率をあげるタスク管理の方法です。

例えば、普段仕事をするとき「企画書を3ページ書いたら休憩する」というような進め方をしていないでしょうか。
これでは、そのタスクにどのくらい時間をかけていいのか不明瞭で、ダラダラと作業をしてしまい集中力が続きません。
そこで「このタスクを30分で完了させる」というように、時間を区切って作業に入ります。
ゴールまでの距離が明確なため集中力が続き、作業効率を上げられるのです。

時間区切りには「ハード」と「ソフト」の2種類のやり方があります。
どちらか一方のみを使用する必要はなく、タスクの性質や量に合わせて柔軟に使い分けることが大切です。

ハード:最初に設定した時間が過ぎたら、作業が途中でも必ず手を止める
ソフト:時間になったら、今着手している仕事に一旦区切りを付けて次の仕事に移る

時間区切りは個人の作業効率向上だけでなく、スケジュールの立案やチーム全体の進捗管理、会議の時間短縮などにも活用できる手法です。

仕事や作業の合間に短時間の休憩をはさむ

時間を区切って集中力を高める手法としては、作業の合間に短時間の休憩をはさむ「ポモドーロ」というテクニックもおすすめです。
25分間集中して作業を進めたら5分間の休憩をはさむという作業セッションを4回繰り返し、その後長時間の休憩をとります。
短時間に集中して作業することで効率性を高め、精神疲労も和らぎます。

ポモドーロを行うときは、作業の支障となる外的要因を可能な限り排除することが重要です。
スマートフォンは手の届かないところに置いておく、電話やメッセージの通知をオフにしておくなどして、25分間は作業に没頭できる環境を作りましょう。

 

パーキンソンの法則を活用しタイムマネジメントを意識しよう


パーキンソンの法則は、ビジネスシーンや日常生活など様々な場面にあてはまる人間の特性を明らかにした法則です。
この法則の特徴を理解して活用することで、先延ばし癖を克服したり、時間を有効に使って成果物の精度を高めたりできるようになります。

組織管理においてもパーキンソンの法則を活用し、従業員の作業効率や生産性を高めていくことが大切です。

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