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MUSASHINO COLUMN

武蔵野コラム

2022/02/18 11:21

経営

残業時間の削減に取り組もう! 残業対策と事例【働き方/生産性向上】

残業削減の対策

残業削減に関して会社全体にとって有効な対策とは、一体どのようなものがあるのでしょうか。

残業や残業対策について、ニュースや記事で取り上げられることも多くなりました。

早速ご紹介していきたいと思います。

「ノー残業デー」を導入する

「ノー残業デー」とは、一週間のうちで定時で帰る日を設定することです。

法律として設定されているわけではなく、長期間労働の対策として企業ごとに行われている取り組みです。

目的としては、大きく分けて2つあります。

1つ目は、社員の業務姿勢の充実を図ることです。

これは、家族と過ごす時間や、趣味に使う時間などのプライベートを充実させることにより仕事とのメリハリを付けさせます。

そうすることで、結果としてワーク・ライフ・バランスの改善がなされ、プライベートの充実が仕事の充実に繋がる狙いがあります。

2つ目に、社員の時間と効率に対する意識向上です。

残業がなく、定時までに帰るために社員は「どのように業務を行えば定時に帰れるだろう」と考えるようになります。

その結果、今まで行っていた内容でも業務の改善や効率化がなされ、残業するよりも業務が進み、企業にとってもプラスになります。

ノー残業デーが会社や社員に与えるメリットを簡単にまとめると、以下のようになります。

〈会社側のメリット〉

ノー残業デーを導入することは働き改革のひとつであり、雇用側にとっては無駄な給与を支払う必要がなく人件費の削減につながります。

また社員のリフレッシュや、体調管理にもつながり、効率的な経営をすることができます。

〈社員側のメリット〉

社員にとっても、残業ができないことで、だらだらと仕事をしてしまうのではなく、仕事にメリハリをつけることができます。

ノー残業で早く帰った日は、運動をする、家族との時間を過ごすなどのように有意義に過ごすことで、また次の日の仕事への活力となります。

過労死対策

現在日本では、長時間労働による過労死が問題となっています。

「過労死」とは、業務においての過重な負荷による、脳・心臓疾患や強い心理的負荷による精神障害を原因とする、死亡やこれらの疾患のことを指します。

現在、ワークライフバランスの一環として各企業が長時間労働の対策を行っているのですが、過労死をはじめとする被害はまだ続いています。

ノー残業デーを取り入れることは、長時間労働への対策にも繋がる、ワークライフバランスの調和を図ることなのです。

残業の事前申請を徹底する

本来労働時間は1週間で40時間までと決まっているのですが、36協定を会社と労働組合が結び、労働基準監督署に届けることにより、

1か月で45時間まであれば残業可能となっています。

会社は残業時間の上限を把握しておく必要があります。そのため残業申請を徹底しましょう。

残業時間が上限を越えて、行政から指摘される可能性も減らせます。

残業は事後に把握をするのではなく、事前申請をすることで、前もって残業時間の管理をするようにしましょう。

残業時間を管理職の人事評価に反映させる

管理職の人事評価の項目に「部下の残業時間」を組み込みましょう。

部下の残業時間が多いか少ないかも考慮に入れて管理職の評価を決めるという制度です。

そして、部下の残業時間が少ないほうが評価が高くなるようにするのです。

しかし、いくら残業を減らしたいと思っていても、部下の立場からはなかなか残業をしないとは言いにくいものです。

なので、今まで当たり前だった長時間労働の意識を根絶するためにも、

それをさせない強制的な仕組み(例えば、一定時間になったら消灯する、施錠する、残業申請を基本的に認めない)を取る必要もあるかもしれません。

ですが、直ぐに導入することは難しいことだと思うので、残業時間を管理職の人事評価に反映させることで、部下の残業取得を促進することをおすすめします。

また、勤務時間内に仕事を終わらせる必要があるので、管理職は業務の効率アップを考えなければならず、業績の向上につながります。

業務の属人化をやめる

「業務の属人化」とは、ある仕事は限られた人しかできないという状態のことをいいます。

そのような状態だと、その業務を担当できる人が休んだり、急に退職したりした場合は、業務が進まなくなってしまいます。

また、他の人と業務の共有ができないため、管理をすることが難しくなります。社内でのコミュニケーション不足へとつながりかねません。

業務の属人化は避け、皆がわかるようなかたちで仕事が進められるようにしましょう。

 

社員のモチベーションが向上する仕組み

そもそもモチベーションとは、社員のやる気や意欲のことです。

この原動力には、自分自身の気持である「ドライブ(内的動因)」と、

成果報酬などの外部から付与されることによる「インセンティブ(外的誘惑)」といった2つのタイプが存在します。

例えば、仕事中に高いモチベーションで業務に取り組む社員は、個人のスキルや能力の向上のために情熱や時間を注ぐようになるでしょう。

さらに、自ら業務の改善、生産性の向上に取り組むかもしれません。

しかし、モチベーションが高くても、それが必ずしも会社の業績に結び付くとは限りません。

その理由は、高まったやる気が、会社の主要業務ではない方向に向いてしまう可能性もあるからです。

ここで重要となってくるのが、企業と社員とのエンゲージメントです。

エンゲージメントとは、社員の会社に対する「思い入れ」、「愛着」などといった、社員と会社の絆としての意味です。

つまり、社員一人一人が組織に対して愛着を持ち、社員と企業が一丸となってお互いに切磋琢磨し合い、絆を深める関係をイメージするとよいでしょう。

では、社員のモチベーションを向上することが出来ている企業は、具体的にどのような取り組みを行っているのでしょうか。

 

他社の残業削減取り組み事例

それでは、次に様々な会社での残業削減の取り組み事例をご紹介していきたいと思います。

いったいどのような残業削減への取り組みをしているのでしょうか。

ビッグローブ株式会社

アジャイル開発を採用しているビッグローブ株式会社では、それぞれの社員の行っている業務を所属チームが共有することにより、

お互いが助け合い、残業時間を減らしながらも、効率のとれた仕事になるような工夫をしています。

誰かが急に休んでしまっても、同じチームの社員がフォローをできる仕組みです。

SCSK株式会社

長年長時間労働の削減に取り組むSCSK株式会社では、残業を減らした部署に、残業をした場合と同等の特別ボーナスを支給する制度を導入しています。

「残業をすればするほど給料が増える」のではなく、「残業をしてもしなくても給料は変わらない」しくみを作ることによって、

残業削減に取り組んでいます。

社員のモチベーションアップにもつながっています。

コクヨグループ

コクヨグループでは、「グループ環境ビジョン」というものがあり、その一つに環境経営があります。

ここでは社員一丸となり、環境負荷の継続的改善と発展に取り組んでいます。

残業削減の具体的方法としては、消費電力の削減に向けて19時に一斉消灯のルールを設けたことや、

立ち会議を推奨し、デスクはコンピューターにより2時間ごと席を指定され、会議室は最大2時間までしか使用できないようになっています。

さらに、電話が邪魔になり業務に集中して取り組めない時は、一定時間は電話を取らなくても良いシステムを作り、

1人になれる空間を使用することができるなど、すべてにおいてタイムマネジメントを徹底することで、残業を減らしています。

セントワークス株式会社

残業対策のユニークな取り組みとして、ノー残業デーの日に残業をしなければならない社員は、

派手なマントを着用することを義務付けられ、そのマントには退社予定時間が書かれています。

動機づけにマントを使用したことで、社員は恥ずかしい思いをして、ノー残業デーの徹底に取り組むようになったのです。

他にもワークライフバランス定例会を毎月開催するなどの工夫がされています。

 

残業時間の削減対策まとめ

残業削減をするためには、まず、どの部分が不要な残業だったのかを省みる必要があります。

これまでのデータを検討することで、どのような場面・部署での残業が不要だったか、

また、残業しなければならないほど圧迫されているのはなぜかが分かるようになります。

そこをまず解決する事が大切です。

そして、社員にはひとりひとりの生活があることも忘れてはいけません。社員が居る事によって会社は成り立っています。

社員のメンタルやモチベーションを維持させるためにも、休みの時間をしっかり取り、会社でのリフレッシュタイムを設ける事は大切です。

そうすることで、生産性がぐっと上がり、社内の目標に向かって突き進むことができるでしょう。

無駄な残業を減らし、生産性を上げる対策を実施していけるようにしましょう。

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