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MUSASHINO COLUMN

武蔵野コラム

2023/01/27 09:45

環境整備

業務効率

環境整備とは?業績との関係性【業務効率】

環境整備によって業績がアップすることは、無関係のようで実はとても深い関係があります。
物の環境整備ができ、さらに人の環境整備まで行えばよりよい仕事ができる社員が増える、ということです。

では、どのように環境整備をしたらよいのか、実施方法についてみていきましょう。

 

環境整備とは?導入すべき理由

環境整備とは、職場・職種・企業規模に関わらず、労働環境について整理整頓を行うことです。
会社員は年間150時間を、物を探す時間に費やすと言われています。
単なる掃除ではなく、「整理」「整頓」「清潔」  を徹底することで、ムダに気づき、仕事の効率化が図れます。

また不要な物を断ち切り、物への執着心をなくすことで環境整備を行い、快適なビジネス環境を手に入れようとする考え方(=ビジネスの断捨離)が根付いてきます。

環境整備の効果として、生産性のアップ、サービスの提供スピードアップ、品質の向上や社員の満足度のアップ、そしてお客様満足度アップも期待できます。
環境整備をすることで、様々な効果が実感でき業績のアップへとつながっていくのです。

 

環境整備の基本

環境整備には、大きく分けて3つの種類があります。

1. 物の環境整備

整理整頓をすることで、清潔で快適に仕事ができる状態を作って維持をする

「整理」(捨てること)
①いる物といらない物を明確にし、要らないものを捨てる
②いらない物を捨てて、探す時間をなくす
③無駄な仕事は上司に相談しすぐに止める。やらないことを決める。

「整頓」(揃えること)
①必要な物を必要な時に、すぐ使える状態に保つ
②物の置き場所を決め、数量を明示し、管理責任者を決める
③使ったあとは必ず元に戻す

「清潔」(維持すること)
①決められた場所をきれいにする
②お客様から見えるところを重点とする
③環境整備の時間以外でも常に気を配り、清潔に心掛ける

2. 人の環境整備

社会人として必要なマナーを習得し、身だしなみを整えるなど人としての在り方を考える

「しつけ」(体で表すこと・礼儀)
①返事…名前を呼ばれた時は「はい」と返事をして即行動する
②挨拶…相手の目を見て名前を呼んで、元気よく、明るく、大きな声で相手より先に挨拶をする。
挨拶の声は85デシベル以上とする。
③笑顔…相手も笑顔にできて、自分も幸せになれる誰にでもできる最高の商品です。
④身嗜み…出会いの印象は最初の5秒で決まる。相手への敬意と心配りの表れです。
⑤素直…「ありがとうございます」を素直に伝える。成長する人が必ず持っているものです。

「作法」(ルールを守ること・規律)
①時間…時間を守り5分前集合を行動の基本とする。時間を守れない人は信用を失う。
②ルール…決められた方針は必ず守り、指示・命令は絶対に遂行し、途中結果は随時報告する。
③約束…忘れないため、忘れるためにメモをとる。指示されたことを考えないで即実行する。
実行しないと未来は何も変わらない。

3. 情報の環境整備

日々の様々な情報を見える化して、社内でしっかりと共有できる体制を整える

お客様満足を実現するためには物・人の環境整備で土台を築くことが大切です。
環境整備で整えられた「共通の価値観」「共通の道具」を使って、大量のお客様情報を部下から幹部へ吸い上げ、幹部からの提案によって社長が決定します。
この「情報環境整備」のサイクルを数多く循環させることでお客様満足は大きくなっていきます。

 

以上が、環境整備の基本です。

まずは物の環境整備をし、それに伴って人の価値観やモチベーションが変わることで人の環境整備ができ、
物と人の環境整備による効果として最後に情報が整う、という流れが環境整備の自然な流れです。

 

環境整備に必要な事前準備

環境整備に取り組もうと思っても、まずは何から始めたらいいのかわかりません。
どんな事前準備をしたらよいのか、ポイントをみていきましょう。

1. マップ作成

環境整備をするべき場所をマップにして示します。誰か1人がマップを作成するのではなく、書き込むルールを決めて社内全体で多くの人に書き込んでもらうようにしましょう。
ほかの人が気付いていなかったところに目が行く人もいますし、社員がどう思っていたのかマップを通して知ることができます。

2. 実践するために当番を決める

マップを利用してやるべき環境整備の項目を考え、当番表を作成します。
アバウトな決め方だと、きっと自分以外の誰かがやってくれるだろうと考えがちです。結果、誰もやらなかった…ということになりかねません。
誰がいつ、どこを行うのかを当番表に書いて決めておけば、責任を感じて取り組めるはずです。

 

環境整備の正しい実施方法

物の環境整備から取り掛かる場合の正しい実施法を紹介します。

1. 1日15分の時間を確保する

毎日15分だけ、環境整備をする時間を確保しましょう。
その日のうちの手が空いたときにやる、などとそれぞれの判断に任せてしまうと、環境整備をする時間が取れなくなってしまう可能性があります。
また、誰かがやっていなかった、手を抜いていたなどのトラブルにもなりやすいです。

今後変えていくはずの人の環境整備もしづらくなるため、毎日決まった時間に全員で行うのが好ましいでしょう。

2. コミュニケーションを楽しみながら行う

環境整備をするためには、手を動かすことも大事ですが口を動かすことも大切です。
普段はなかなか話す時間がない相手でも、近くにいれば話しかけやすいでしょう。

コミュニケーションをとることで、人の環境整備もうまくいきやすいです。

3. 点検をする

月に1回ほど、環境整備がしっかりとできているかの点検を行います。
点検をすることで何が不足しているかがはっきりとわかるため、より環境整備がしやすくなるでしょう。

 

環境整備を実施するときのポイント

環境を整え、社員の体調を整える

仕事を効率的に進めるためには、いかに集中出来るかが肝になります。そのためには、集中できる環境を作っていくことが大事です。

集中というのは体力を使う行為のため、体調面の管理も非常に重要です。作業スペースを整理整頓し、気をそらすものを目の前から遠ざけることも有効です。
しっかりと睡眠を取る、肩こりや腰痛対策としてこまめにストレッチするなど、対策をしていきましょう。

業務フローを整理して業務の見える化を図る

業務フローの整理をしながら、環境整備の効果を確認することで、一人ひとりの意識の中に環境整備の重要性が根付いていきます。

業務フローを整理したら、業務の見える化を図っていきます。
業務の見える化とは、仕事をする上での業務フローやタイムスケジュール、タスク状況などを可視化して、一目で把握できる状態を整えることです。

見える化することで、社員間の連携を強化できることなど、様々なメリットがあります

社員が持つノウハウやスキルを社内で共有する

社員一人ひとりが持つ知識・経験・ノウハウ・スキルなどを共有することは、社員全体のスキルアップに効果的です。
例えば営業マンにおける成功事例を蓄積し、見える化することで、より効果的な資料作成や提案営業が可能となります。

新入社員への環境整備の教育を徹底する

入社したばかりの社員の仕事はまだまだ一人前とは言えません。しかし、環境整備は本人がその気にさえなればすぐに一人前になることができます。
特別な能力は必要ありません。組織の方針を実行できる社員に育てるためには、環境整備にどれだけ素直に取り組むかが重要になっていきます。

 

人の環境整備はどうするべきか

人の環境整備に必要なのは、まず物の環境整備によって自信をつけることでしょう。以下で詳しく説明いたします。

物の環境整備で自信をつける

人の環境整備でやらなければならないことは、マナーを守り自らで行動できるような人間に育てることです。いきなり指導をしても、なかなか身にはなりません。

しかし、まずは物の環境整備をすることによって、自らの力で汚れが落ちてキレイになっていく姿や
整頓されて清潔になっていく姿を見ることで、自分にもやれるんだという自信がつくでしょう。

そこで自分の可能性を感じられるようになり、自らで行動できるような人間になっていくのです。
できることが楽しいと感じられるため、行動意欲も増します。

目の前が整うと頭のなかも整う

人は、目に映るものに大きく影響を受けます。汚れていたり散らかっていたりする風景を常に見ていると、心も頭のなかも整理整頓できなくなるのです。

だからこそ、大事なのは目の前の風景を変えることでしょう。
目の前を整理整頓するだけで、頭のなかもすっきりとして、自然と仕事に対する取り組み方も変化が生まれます。

 

環境整備は目の前のものを整理整頓することからはじまる

環境整備は、単なる掃除ではありません。簡単そうに見えて、とても難しく時間がかかります。もちろん一時的な環境整備だけでは、根本的な解決には至ります。

まずは目の前にある散らかりを片付けて、整理整頓を心がけましょう。

整理整頓が行き届いている環境であれば、社員も安心して働くことができ業績アップも期待できます。

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