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MUSASHINO COLUMN

武蔵野コラム

2022/07/15 11:18

経営

会社の組織図の作り方とは?役割や作成のメリットを解説

「会社の組織図を作りたい」「組織図を作ってと頼まれたけれども、なぜ必要なのか分からない」「作成の意義や目的を知りたい」といった悩みを抱えている経営者や経営企画の財務・人事の担当者も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、会社における組織図の概要と必要性、指揮・命令系統の明確化や健全性など5つのメリット、作成手順、使用ツールについて、それぞれ詳しく解説していきます。
この記事を読むことで、組織図の作り方やテンプレートを確認し、自社の組織図作りに活かせる状態となるでしょう。

 

会社における組織図とは

組織図(英語ではOrganization chart)とは、組織の内部構造や役職を図式化したものです。
営業や製造など各部門同士の関係性や、指揮・命令系統を直感的に把握できるでしょう。

内部構造や役職以外にも、各部門の役割、職務、責任の範囲、権限まで記載した組織図や各部門に所属する従業員の氏名、連絡先、顔写真を掲載した組織図もあります。
つまり会社における組織図とは「会社内の組織構造を分かりやすく図解化したもの」といえるでしょう。

 

会社の組織図はなぜ必要?

会社の組織図は外部向けと内部向けで作成目的が異なります。
外部向けの主な目的には「自社の特徴の発信」があり、株主や取引先・投資先に会社の構造や骨組みを伝えるために作成します。

内部向けの主な目的には「自社の組織構造の理解」「指揮・命令系統の明確化」があり、従業員に自社内のポジションや役割を認識させるために作成します。
経営層が組織戦略を練る際にも活用するのが一般的です。

 

会社の組織図を作る5つのメリット

会社における組織図の概要と目的について解説しましたが、実際に組織図を作成することで以下のメリットが期待できます。

  • 指揮・命令系統を明確にする
  • 株主や投資家に自社の健全性をアピールする
  • 社員が社内での立ち位置、役割を理解する
  • 業務分配ができる
  • 社員コミュニケーションにつながる

指揮・命令系統を明確にする

会社組織では、誰が誰に指示を出し、誰が誰の指示を仰ぐのか、どの部門の誰に裁量権があるのかを明確にする必要があります。
指揮・命令系統が不明瞭な場合、業務進行に支障を来すリスクがあるからです。

仮に特定の部門でマーケティング施策を実行しようと思っても、予算を承認する部署の責任者を把握していなければ時間がかかります。
時機を逸することで、マーケティングの効果が薄くなるかもしれません。

このようにスムーズな業務進行、経営活動には指揮系統の明確化が大切です。

株主や投資家に自社の健全性をアピールする

株主や投資家などのステークホルダーに組織図を公開することで健全性をアピールできます。
たとえば監査役・監査等設置委員会を組織図に記載していれば、不正に対する監視体制の存在を示せるでしょう。

実際、コーポレートサイトに組織図を掲載している上場企業も少なくありません。
中小企業の中にも、自社の透明性や健全性を示すため、公式ホームページ内に組織図を掲載しているところがあるのではないでしょうか。

このように「しっかりした組織構成」の対外的アピールというメリットが組織図にはあります。

社員が社内での立ち位置、役割を理解する

組織図によって自社の全体像を直感的に捉えることにより、それぞれの社員が組織内での立ち位置を把握しやすくなります。
自身が所属している部署と他部署のつながり(並行関係 or 垂直関係)も理解できるでしょう。

特に新卒社員や転職者にとって、組織構造の把握は時間がかかるものです。
「どのような部門がどのように関連しているのだろう?」と疑問が生じても、通常は目の前の仕事を覚えるので精一杯です。

しかし入社時に組織図に目を通しておくことで、全体像や関連性だけではなく、自身のポジションも把握しやすくなります。

業務分配ができる

組織図の作成によって全体像を把握できるため、業務の重複に気付きやすいでしょう。
たとえば「営業部門と企画部門で一部の仕事が重複している」といった場合に負担割合を見直すことで、業務のスリム化や最適化につながります。

他にも、トップダウン型の企業では経営層に決定権が集中するケースがありますが、組織図を作成して視覚化することで、必要に応じて他部門への権限移譲を検討できます。

社員コミュニケーションにつながる

組織図の作成は社員同士の相互理解を促し、コミュニケーションの活性化が期待できます。
特に従業員数が多い大企業では、他部門のメンバーの顔が分からない、顔と名前が一致しない、どのような業務を担当しているか分からないといった状況が考えられます。

その場合に氏名、連絡先、顔写真が掲載されている組織図があれば「経理部門のAさん」「営業部門のBさん」「販促プロジェクトのCさん」といったようにお互いの存在を周知できるため、親交を深めるきっかけになるでしょう。

 

会社の組織図を作る手順

ここまで組織図の概要、必要性、メリットについて説明しましたが、ここから実際の作成手順を解説していきます。
一般的な流れとしては、組織図を作成する目的を決め、構成要素を洗い出し、組織図の種類を選ぶことになるでしょう。

それぞれのポイントと共に、組織図のテンプレートについても解説します。

組織図を作る目的を決める

どのような目的で組織図を作成するのかを決めましょう。
目的によって組織図の内容と形式が決まります。

一般的な目的には以下があります。

  • 内部の社員に組織構造を理解してもらう
  • 外部のステークホルダーに自社の特徴を伝える

内部の社員に各部門のつながりや他のメンバーの存在や役割を理解してもらうのであれば、全社員の氏名や顔写真を掲載するタイプの組織図が適しているでしょう。

外部のステークホルダーに特徴を伝えることが目的であれば、各部門の名称を記載するだけの組織図でよいかもしれません。

組織の構成要素を洗い出す

自社にどのような部門や役職が存在するのか、それぞれのつながりを含めて洗い出します。

一般的な会社ではトップに経営者や取締役会があり、その下に各部門や部署が配置されるでしょう。
組織図の目的によっては、各部門の役職やメンバーの洗い出しも必要です。

ただし組織構造は会社によって異なる部分が多いため、実態として「どの部門にどのような役割を持たせているのか」を検証し、現状を把握しながら洗い出す作業が大切といえます。

組織図の種類を選ぶ

目的と構成要素を洗い出した後、組織図の種類を選びましょう。
主に以下の4種類があります。

  • 階層型:トップダウン型の組織図
  • マトリックス型:複数の要素を組み合わせた組織図
  • フラット型:水平でシンプルな組織図
  • 部門別:部門の全体像を表す組織図

それぞれ分かりやすく解説していきます。

1.階層型

階層型は、代表取締役や取締役会をトップに置き、その下に権限と責任が重い順に役職(部長、課長、係長など)を配置する組織図です。
会社内の各メンバーのポジションを示す組織図ともいえるでしょう。
別名ピラミッド型とも呼ばれており、従来の日本型企業の組織図として幅広く使用されています。

2.マトリックス型

マトリックス型は、縦軸と横軸に異なる要素を組み合わせた組織図です。
構成要素には職能、部門、地域、製品などがあります。

たとえば縦軸に事業部、横軸に地域を設定することで、A地域内にあるA事業部、B事業部、C事業部や、C事業部が展開しているA地域、B地域、C地域を把握しやすくなります。
2つの役割と指揮系統が明確な場合に使われる組織図ともいえるでしょう。

3.フラット型

フラット型は複雑なツリー形式ではなく、マネージャーとスタッフ、会社とグループのようなシンプルな2つのラインで構成される組織図です。
階層が少ないので意思決定や情報共有がしやすい反面、中間管理職が少ないため、ひとりあたりの責任や負担は重くなるでしょう。

4.部門別

部門型は、代表取締役や取締役会をトップに置き、その下に営業部、総務部、人事部などの部門を配置する組織図です。
会社によっては関東部門、関西部門、東北部門のような構造も考えられます。

前述した階層型と同じ形式ですが、階層型が各社員のポジションを示すことに対して、部門型は部門に焦点を当てて全体像を表すという違いがあります。

 

使用ツールを決める

実際に組織図を作成するにはツールが必要です。
主なツールにはGoogleスプレッドシート、Word、Excel、Canva、GitMind、Edraw、マインドマップツールなどがあります。

たとえばExcelを使用する場合、SmartArtという機能の中にテンプレートが含まれているので、イメージに合ったツリー図を選択して作成を進めましょう。
このようなツールを使用して組織図を完成させた後も、組織構造の変化に応じて定期的に見直すことが大切です。

 

会社の組織図を作り経営に役立てよう

会社における組織図は部門や役職などをツリー構造で図式化したものです。
「指揮・命令系統の明確化」や「社員同士のコミュニケーション」などの内部向けメリットだけではなく「ステークホルダーへの健全性のアピール」といった外部向けのメリットもあります。

実際に組織図を作成するには、目的を定めて構成要素を洗い出した後、テンプレートを参考にツールを使用するとよいでしょう。

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