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株式会社武蔵野経営サポート事業部

MUSASHINO COLUMN

武蔵野コラム

2022/02/21 11:56

経営

残業削減に向けた対策・取り組み【働き方/業務効率】

なぜ残業が発生するのか

残業(時間外労働)をしても、その分の賃金が払われない、いわゆる「サービス残業」が大きな問題となっています。

そもそも残業はなぜ発生してしまうのでしょうか。

原因としては以下が挙げられます。

①業務量が多すぎる

社員一人ひとりの処理能力には限界があります。

処理能力と業務量が見合っていないと、就業時間内では対応が難しくなり、結果的に残業につながります。

例え人数がいたとしても、仕事の割り振りがうまくできていないと、特定の人だけ膨大な業務量になっている可能性もあります。

②人手不足

人件費削減で新しい人材を募集せずに、1人当たりの業務量を増やせばよいという考えでは、1人当たりの作業時間・業務量は増すばかりです。

③残業=頑張っている人という考え

遅くまで残って終わるまで作業をすることが評価に繋がる、という考えの人もいることでしょう。

また、「定時上がりだと上司の目が気になる」という考えからなかなか帰りにくくなってしまうことも考えられますし、

結果的にその考えが残業に繋がります。

④そもそも残業というものに問題を感じていない

「今までずっと残業してきたから残業するのが当たり前」と思い込んでしまい、残業を気にしなくなってしまっているかもしれません。

⑤意見の食い違い

労働時間が伸びる原因については社員同士の意見の食い違いがある場合があります。

具体的には長時間労働を是正しようとする時、経営、管理職、現場、それぞれの立場で意見が食い違うことがあります。

「とにかく業務量が多すぎる」という従業員や管理職に対し、「現場はいつも忙しい」とボヤく経営陣といった対立により、残業が増えてしまいます。

 

残業削減への取り組み

こうした残業を削減するためには何かしらの対策が必要です。では、どんな対策を行えばいいのでしょうか。

①残業を申告制にする

ダラダラと残業をするのではなく、あらかじめ残業することを上司や管理職に申告し、内容が認められたときに残業許可を出すようにします。

上司は社員の働き方を把握することができるので、その人に合わせた業務の改善策を提案することができ結果的に残業削減に繋がります。

②優先順位を決める

受け持った仕事に取り掛かるとき、あらかじめどの作業から取り掛かるか優先順位を決めておくといいでしょう。

本当は後回しでもいいような業務から取り掛かると、急ぎでやらなければいけない業務が後回しになってしまいます。

自分は今どれから取り掛かるべきなのか、その日のスケジュールを決めてから取り掛かることで本来やるべき業務に集中できるようになるでしょう。

③早く帰る日を決める

例えば毎週木曜日は定時で全員帰るというルールを設けて強制的に帰る仕組みを作ることで、その日は残業をしないという決まりができます。

早く帰ることで気分をリフレッシュします。また、上司が早く帰宅することで部下も気を使うことなく早期の帰宅ができます。

それにより良い気分で翌日からまた業務を始めることができるでしょう。

④人事評価の改善

管理職の人事評価項目に部下の残業時間を組み込みます。

残業時間も考慮して管理職の評価を決めるという制度です。

部下の残業時間が多いとその分管理職の評価にも影響するので、部下の残業時間にも気を配るようになります。

気を配ることで安易に仕事を押し付けるなど、他人任せになることが減少します。

また、一人ひとりの残業時間の削減にも取り組むようになり、残業削減に繋がると考えられます。

 

残業削減で困ること

では、明日からいきなり「残業禁止!」と宣言してもいいかというと、そういうわけではありません。

早く帰ることはできても、仕事量が減ったわけではないので、別の問題が発生します。

・仕事がまわらない
・休憩をとれない
・自宅に業務を持ち帰ってしまう
・社員間のコミュニケーションの減少

会社での残業がなくなる分、業務に携わることができる時間が減ります。

終わらない仕事は家に帰ってパソコンで続きを…なんてことになっては、仕事の場所が変わっただけで残業していることには変わりません。

そこで、業務そのものの見直しや改善をする必要があります。

①業務の属人化を防ぐ

その人しかできない作業があると、その人1人で全てを請け負わなければなりません。

そのため、内容によってはやたら時間がかかってしまったり、逆に他の人はすぐに終わってしまったりと業務量に差が出てしまいます。

そこで、誰でもその仕事ができるようにダブルキャスト化します。

それによって他の人の作業を手伝えるようになり、チームワークの向上・業務の効率化を図ることができます。

②アウトソーシングする

雑務に追われて本来やるべき業務が後回しになってしまい、結果残業になってしまうというケースも少なくありません。

本来の業務を初めから開始できていればその分早く進められるため、

それ以外の細かい作業は他の会社へ委託(アウトソーシング)してしまう方法があります。

それによって残業時間を減らし、人件費の削減にも繋げられます。また、残業減少で社員のモチベーションが上がり、生産性のアップも見込めます。

③情報共有ツールの活用

現代はネット社会で、インターネットがなくてはならないような社会になっています。

それを利用し、社内で情報の共有ができるチャットアプリやSNSなどを駆使してみましょう。

報告や相談をそのアプリ内で行うことで直接説明をしに行く移動時間の削減や、

社内のメンバー全員に一括で伝えることも可能になるので、会議時間の短縮などにも繋がります。

 

残業削減で業績アップ

残業を削減を意識することで業務効率や生産性の向上につながり社員の識が上がり業績アップに繋がります。

その例をご紹介していきます。

①予定退社時刻を宣言する

全員が集まる場を朝一番に設け、一人ひとりがその日の予定退社時刻を宣言します。

また、その場で全員が宣言するため、他の人の宣言時刻に感化され退社時刻を早めようとする効果も期待できます。

②会議を立って行う

残業時間そのものを改善するのではなく、個々の業務時間を見直すことで結果的に残業削減に繋がります。

会議は必要不可欠なものです。しかし、一同が集まることで無駄話をしてしまうこともあります。

そのため会議室に椅子を置かず、立った状態で会議をします。

立って会議を行うことで足に疲れがきて長時間会議ができなくなります。

それにより会議での無駄な部分がなくなりよりクリーンな会議を行うことで内容の詰まった会議になり、他の業務の時間を確保できます。

小さなことではありますがそれらを行うことで長期的な利益に繋がると考えられます。

 

まとめ

残業は現代社会で大きな課題です。残業を禁止にしても、仕事量が減らないのであればかえって負担になってしまいます。

残業を削減するためには仕組みづくりが必要です。個人ではなく、会社全体で取り組んでいく仕組みが確立していきましょう。

また、残業がなぜ行われているのか、根本的な原因を突き止めることが重要です。

そして、その原因を解決するためにどのような手段があるのかを考え実行していきましょう。

残業を削減し、会社・個人、共に活き活きするように取り組んでいきましょう。

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