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MUSASHINO COLUMN

武蔵野コラム

2022/11/21 13:45

経営

業務分掌とは【働き方/モチベーション】

企業で働いていると、「業務分掌(ぎょうむぶんしょう)」という言葉を耳にすることがあります。
あまり聞きなれない言葉ですが、業務分掌は企業にとって非常に重要な概念です。

当記事では業務分掌の意味とメリット・デメリット、規定を作るポイントについて解説します。

 

業務分掌とは各部署の仕事の分担を明確化すること

業務分掌とは、各々の部署や役職、担当者が行うべき業務を明確化することです。
たとえばある部署が行うべき業務、別の部署が行うべき業務を明確に分けることで、従業員全員が自分の業務と責任の範囲を理解できます。
多くの企業では業務分掌を規定として文章化し、社内で共有されています。

ただし業務内容の変化が大きな企業では、業務分掌に規定されていない仕事が発生することもよくあり、常に更新されなければならないものです。
よく似た言葉に「職務分掌」がありますが、こちらは役職や部署ごとの職責や職権を明確化しているという点で、業務分掌と異なります。

また、よく似た言葉に「セグリゲーション」というビジネス用語があります。

セグリゲーションも職務や業務の役割・権限を定めるものですが、業務分掌や職務分掌とは目的とするものが違います。
業務分掌や職務分掌は、円滑な組織運営を目的とするのに対し、セグリゲーションは業務上の不正やミスを防ぐ目的で明確化を行います。

 

業務分掌のメリット・デメリット

業務分掌には多くのメリットがありますが、デメリットも存在します。
メリット・デメリットの両方についてよく理解しておくことが、業務分掌を上手に運用していくコツです。
業務分掌のメリットとデメリットについて見ていきましょう。

業務分掌のメリット

業務分掌のメリットとして4つ解説します。

まず挙げられるのは、業務の責任範囲が明確になることです。
ある仕事を誰が行うべきなのか、ミスが発生したときに誰が責任を持つのか、決裁権を持つのは誰かなどが明確になっているので、業務が円滑に進むようになります。

2つ目は、従業員一人ひとりに責任感が生まれる点です。
この業務は自分に任されていることがはっきりわかるので、より真剣に業務に取り組むことが期待できます。
従業員同士がどんな仕事しているか分からない状態が続くと、チェック機能が働かないため不正が横行する恐れがあります。
しかし業務分掌によって、各自の責任範囲が明確になるので不正も防止できるでしょう。

3つ目は、作成した業務分掌規程を人事評価に活用できることです。
各部署・各個人が果たすべき役割と責任が明確であれば、業務目標や評価基準が設定しやすくなります。

また、各ポジションの職責を明確にすることで、そのポジションに求められる「ふさわしい行動(コンピテンシー)」が定義されます。
コンピテンシーを活用した評価制度を設計する場合は、業務分掌規程を根拠とすることが、従業員の納得度を高める上で不可欠です。

4つ目は、特定の部署や従業員への負担の集中が防げる点です。
業務分掌の作成は、特定の部署に負担が偏っていないかの検証にもなります。もし偏っていた場合は業務分担を見直し、負担を軽減する必要があります。
業務分掌を作成する過程で、組織の現状を俯瞰できる為、問題点や課題の発見につながります。

業務分掌のデメリット

業務分掌のデメリットの一つは、社内で責任転嫁が生じる恐れがある点です。
ある仕事が業務分掌で規定されていない場合、責任の所在が不明確になってしまいます。
社内での業務は常に決まっているわけではなく、イレギュラーの業務が発生することは少なくありません。
そのようなケースで、仕事を他の従業員や部署に押し付けて責任を逃れようとしたり、責任転嫁したりする従業員や部署が出てくる恐れがあります。

 

業務分掌の作り方

業務分掌は会社の業務を円滑に行っていく上で非常に重要な規定です。
そのため、業務分掌の作成は慎重に行っていく必要があります。業務分掌の作り方について見ていきましょう。

1.社内の業務をピックアップする

まず行うべきなのは、社内でどのような業務が行われているかをピックアップすることです。
社内ではたくさんの業務が行われていますが、それぞれの組織ごと、部署ごとに必要とされる業務内容を書き込んでいきます。
重要なポイントは、プランを構築する組織と、それを実行する組織を分けて業務内容を書き込むことです。
たとえばある事業の場合、事業計画を立てて予算を管理する組織や役職があり、その指示の下で運営やクライアントの管理を行う担当者がいることでしょう。
この2つの組織を分けて管理することが、業務分掌のポイントです。

2.必要に応じて調整を行う

各役職、部署、担当者の業務内容が分かると、どの場所に大きな負担がかかっているかが明確になります。
あまりに多くの業務を担当している部署や担当者がいるのであれば、適宜調整を行う必要があるでしょう。
たとえば担当者を増やす、業務量の少ない別の担当者にいくつかの業務を回すといった調整方法が考えられます。

3.定期的に見直しと調整を行う

社内の業務は常に同じではありません。そのため、定期的な見直しと調整を続けることが必要です。
新規事業が立ち上がったり、新商品が開発・販売されたりすれば、その仕事を誰かが担当しなければなりません。
業務分掌の見直しと調整が行われないと、責任の所在がどんどん不明確になっていき業務に支障が出ます。
業務分掌は必ず見直しを行い、常に最新の状態にしておかなければならないのです。

 

業務分掌を簡単に作成するコツ

ここでは業務分掌を簡単に作る方法について2つ解説します。

1つ目は、業務分掌をエクセルで管理することです。
業務分掌作成は組織変更があった場合のことも考えて、エクセルで管理しておくととても便利です。
組織変更があった場合に、該当箇所を書き換えるだけで済みます。

2つ目は、規定サンプルを参考にすることです。
規定サンプルを参考にして業務分掌を作ると、わかりやすく作業も進みます。
インターネット上にも規定サンプルはありますので、企業に合ったタイプを見つけて、参考にしてみてください。

 

業務分掌によって円滑に業務をおこなう

業務分掌があれば、各従業員が自分の責任を理解し、自分に任された仕事を遂行するモチベーションとなります。
企業にとって業務分掌は、円滑な業務をおこなう上で重要なものです。

ぜひ業務分掌を策定し、従業員と共有することで、よりよい企業を目指しましょう。

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