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MUSASHINO COLUMN

武蔵野コラム

2020/08/18 11:12

経営

業務効率改善、断捨離のやり方

業務効率を改善することは、無駄を省くことにつながります。無駄が省ければ必要のない仕事をする必要はない、

意味のない時間を過ごさずに済むため、結果として業務効率の向上につながるでしょう。

今回は、業務効率の改善に必要な断捨離のやり方について紹介します。

 

断捨離であらゆる「無駄」がなくなる

断捨離による業務効率改善は、無駄がなくなることで実現します。

1. スペースの無駄を有効活用できる

オフィスに残されて積みあがった段ボール、デスクの上にどんどん積み重なっていく書類、あらゆるものを押し込んだ結果、

物置化したオフィスの1室など、オフィスには無駄がたくさんあります。

そのどれもが不要なものであれば、スペースを無駄にしている、ということになるでしょう。

断捨離をすると、無駄なスペースをなくして有効活用ができます。

2. 時間の無駄を短縮できる

ものがありすぎて散らかっていると、本当に必要なものを探すのにも時間がかかってしまいます。

探しているうちにさらに散らかってしまい、また次に探しものをするときに、もっと時間がかかってしまうという、

悪循環で無駄な時間を使ってしまっています。

断捨離をしてものを減らせば、本当に必要なものがどこにあるのかわかりやすいため、時間の無駄も短縮できるのです。

3. ミスを起こして発生するリスク(無駄な手間)を減らせる

しっかりと管理されていない書類やデータ、物品などがあると、間違ったものを使用してしまいやすく、

業務のミスやトラブルも起こりやすいでしょう。

ミスやトラブルは会社の信用問題にもかかわり、ミスのカバーをする手間なども発生します。

本来はやらなくてよかったことをやる時間は、まさに無駄そのものといっていいでしょう。

断捨離をしていれば、ミスやトラブルが起こるリスクを軽減できます。

 

断捨離を成功させる2つのポイント

断捨離は物を捨てることですが、ただ捨てて終わりではなく、きれいになった状態を保たなくてはいけません。

1. 捨てる基準をはっきりとさせる

断捨離の際、物は3つに分類します。

  1. 今使っているもの、これがないと困るというもの
  2. いつか使おうと思っているもの
  3. もう使わないもの、使おうと思ったけど使わなかったもの

この3つのなかで、すぐにでも断捨離するべきものは3の「もう使わないもの、使おうと思ったけど使わなかったもの」です。

続いて、2の「いつか使おうと思っているもの」も断捨離するべきものの予備軍としておきましょう。

いつまでに使うかといった期限を決め、その期限までに使わないのであれば必要がないものです。

使い終わってもう使わないと思ったときにも、とっておかずに処分してください。

はっきりといつ捨てるかを決めておけば、保留の状態で溜まってしまうものは少なくなるでしょう。

2. 上司や同僚を巻き込む

オフィスの断捨離は自分1人でやろうと思っても限界があります。

自分のデスク周りだけがすっきりしただけでは、断捨離とはいけません。

そこで大切なのが、上司や同僚など一緒に働く人たちを巻き込んだ断捨離をすることです。

みんなで考えることでより断捨離もしやすくなります。

 

会社で行う断捨離3つのコツ

業務効率改善のための断捨離は、会社で行う場合はオフィスのルールを変えるという検討もしなければなりません。

1. 保管期間を見直す

オフィスに残している書類は、保管期間が社内のルールで決められていることがあります。

必要な書類ならいいのですが、すでに保管しておく意味がない書類もルールに従って残していると、

どんどんスペースが奪われてしまいます。そこでできるのが、保管期間の見直しです。

保管期限は業務上根拠がある場合を除き、今よりも短い期間に変えて、ため込む量を減らすようにします。

それだけで無駄なスペースは減るはずです。

2. 購入基準を見直す

備品として購入したものの、使う機会が少なく、いざ使おうと思ったら劣化していて捨てることになった…

というケースは少なくありません。

オフィスの備品は、ストックとして必要な量、購入基準などを見直して、無駄がないようにしましょう。

3. あまり使わない備品は社内で共有する

使う頻度が低いものは、個人で所有していても場所をとるだけです。

共有物としていくつかだけ残し、残りは処分しましょう。

共有物はどこに置いてあるかを全員で把握する、使ったらきちんともとに戻すこと、などルールを決めると、

より無駄が減ります。

 

断捨離で無駄を省き業務効率アップを目指そう

断捨離をすると無駄がなくなるだけでなく、視界に入るスペースがすっきりとすることも相まって業務効率が改善します。

断捨離をしたら、常にベストな状態をキープできるように努力することも大切です。

社内のみんなで協力し合い、断捨離による業務効率改善を目指しましょう。

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